• Die revisionssichere Archivierung von digitalen Belegen ist ein wichtiger Aspekt, um den gesetzlichen Anforderungen der GoBD und DSGVO zu entsprechen. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) legen die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung und Aktenführung fest.

  • Transformation der heutigen analogen Prozesse mithilfe von digitalen Werkzeugen: Papierprozesse werden oft mit einer Unterschrift verifiziert – in der analogen Welt steht ausschließlich die Unterschrift zur Verifizierung zur Verfügung. Digital bestehen hier deutlich mehr Möglichkeiten. Benötigt der Vorgang eine Digitale Signatur oder genügt eine „einfache“ Verifizierung? Wir betrachten hierbei u. a. Sichtvermerke, 4-Augen-Prinzipien und mehrstufige Freigaben.

  • Analyse und Gestaltung des ganzheitlichen Prozesses – Ende zu Ende von der Entstehung bis zum Abschluss. Ziel ist es einen schlanken, durchgängigen Prozess ohne Medienbrüche zu gestalten. Hierbei werden alle rechtlichen oder organisatorischen Erfordernisse berücksichtigt.

Digitale Akte – eine Erfolgsgeschichte

Zeitersparnis bei der Informationsgewinnung und -verarbeitung: Anstatt einen Vorgang aus dem Posteingang, aus Akten, Ordnern und verschiedenen Programmen (Word, Excel, Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung) zusammenzutragen, stehen alle Informationen in einer einzigen Anwendung in Sekundenschnelle an jedem berechtigten Arbeitsplatz zur Verfügung. Dokumente sind jederzeit verfügbar, gleichzeitig an jedem Arbeitsplatz, im Homeoffice oder mobil. Dokumente müssen nicht mehr transportiert werden.

Druckausgaben und Fotokopien werden deutlich reduziert. Auf eine Papierakte wird komplett verzichtet. Dokumente nur noch digital vorgehalten und bearbeitet. Freigaben werden ebenfalls ausschließlich digital erteilt. Unterschriftsmappen sind komplett entfallen.

Senkung des Raumbedarfs: Die in das elektronische Archiv übernommen physischen Dokumente können vernichtet werden. Die nicht mehr benötigten Räume stehen für eine anderweitige Nutzung zur Verfügung.

Steigerung der Nutzerzufriedenheit! Moderne Kommunikations- und Interaktionsmöglichkeiten, anstelle von Locher, Hefter und Ordner.

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