Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung steht oft vor großen Herausforderungen: langwierige Entscheidungsprozesse, hohe Entwicklungskosten und mangelnde Akzeptanz bei den Nutzern. Klassische, hierarchische Strukturen erschweren die Umsetzung und führen zu ineffizienten Ergebnissen. Agiles Projektmanagement mit kooperativer Zusammenarbeit kann nicht nur die Kosten senken, sondern auch den langfristigen Erfolg der Digitalisierung sicherstellen.
Traditionelle Verwaltungsprojekte sind häufig durch strenge Hierarchien geprägt, in denen Entscheidungen über viele Ebenen hinweg geprüft werden, was zu langen Verzögerungen führt. Agiles Arbeiten setzt dagegen auf interdisziplinäre Teams, in denen IT-Experten, Sachbearbeiter und Fachabteilungen direkt zusammenarbeiten. So kann beispielsweise ein digitales Bürgerportal effizienter entwickelt werden, wenn Softwareanbieter, Projektmanager, Datenschutzbeauftragte und Verwaltungsmitarbeiter von Anfang an gemeinsam an praxisnahen Lösungen arbeiten. Dadurch werden Entscheidungen schneller getroffen und unnötige Wartezeiten vermieden, was Kosten spart.
Ein weiteres Problem klassischer Verwaltungsprojekte sind umständliche Genehmigungsprozesse, die jede Änderung oder Anpassung verzögern. Agiles Arbeiten ermöglicht dagegen regelmäßige Abstimmungen innerhalb der Teams, in denen Lösungen direkt besprochen und umgesetzt werden. Beispielsweise können Änderungen an einem digitalen Antragsformular innerhalb eines kurzen Entwicklungszyklus getestet und implementiert werden, anstatt monatelang in Gremien diskutiert zu werden. Dies reduziert Verwaltungsaufwand und vermeidet unnötige Kosten.
Ein entscheidender Vorteil der kooperativen Zusammenarbeit ist die gemeinsame Verantwortung, die zu einer höheren Akzeptanz neuer digitaler Lösungen führt. Wenn Verwaltungsmitarbeiter aktiv in die Entwicklung eingebunden sind, steigt die Identifikation mit den neuen Systemen, was wiederum Widerstände bei der Einführung minimiert. Werden beispielsweise Sachbearbeiter, IT-Fachleute und Bürgervertreter gemeinsam in die Entwicklung einer digitalen Dienstleistungsplattform eingebunden, sinkt das Risiko, dass die Lösung später auf Ablehnung stößt. Dies spart nicht nur Schulungsaufwand, sondern reduziert auch kostspielige Nachbesserungen, die sonst durch mangelnde Nutzerakzeptanz notwendig wären.
Neben der höheren Akzeptanz sorgt agiles Arbeiten durch iterative Entwicklung für nachhaltige Lösungen. Während klassische Projekte auf langfristige, starre Planungen setzen, die spätere Änderungen teuer machen, werden agile Lösungen schrittweise entwickelt und bleiben dadurch flexibel. Statt eine vollständige Verwaltungsplattform auf einmal zu entwerfen, kann beispielsweise zunächst eine Basisversion erstellt werden, die laufend optimiert wird. So lassen sich teure Fehlentwicklungen vermeiden und Systeme können sich kontinuierlich an neue Anforderungen anpassen.
Ein weiterer zentraler Faktor für langfristigen Erfolg liegt in der Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Regelmäßige Reflexion und Feedback ermöglichen es, digitale Lösungen stetig zu optimieren. Wenn die digitale Dienstleistungsplattform auf Basis von Rückmeldungen von Bürgern und Sachbearbeitern weiterentwickelt wird, bleibt das System nutzerfreundlich und effizient, ohne dass teure Neuentwicklungen notwendig sind.
Konkrete Einsparungen in der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung
Laut einer Studie der OECD können agile Methoden in der öffentlichen Verwaltung zwischen 20 und 30 Prozent der IT-Projektkosten einsparen. Dies geschieht durch effizientere Prozesse, weniger Fehlentwicklungen und eine schnellere Bereitstellung von Lösungen.
Eine Studie des National Audit Office im Vereinigten Königreich zeigt, dass große IT-Projekte in der öffentlichen Verwaltung oft deutlich über dem ursprünglichen Budget liegen, wenn sie klassisch geplant werden. Durch agile Methoden konnte dieser Kostenanstieg in mehreren Projekten um bis zu 35 Prozent reduziert werden.
Zusätzlich zeigen weitere Studien, dass durch agile Methoden erhebliche Einsparungen möglich sind. So kann durch eine schnellere Umsetzung der Projekte die Zeit bis zur ersten nutzbaren Version um bis zu 50 Prozent verkürzt werden, was die Gesamtkosten eines Projekts um bis zu 25 Prozent senken kann. Klassische IT-Projekte in der Verwaltung haben oft sehr lange Umsetzungszeiten, wodurch Kosten für Fehlentwicklungen und nachträgliche Anpassungen steigen. Durch agile Methoden können diese Risiken erheblich reduziert werden.
Ein weiteres Einsparungspotenzial ergibt sich durch die Vermeidung von Fehlentwicklungen. Klassische Verwaltungsprojekte leiden oft unter hohen Kosten für Nachbesserungen, da Veränderungen erst spät im Entwicklungsprozess erkannt werden. Durch frühzeitiges Nutzerfeedback und iterative Entwicklung konnten in Digitalisierungsprojekten bis zu 30 Prozent der üblichen Nachbesserungskosten eingespart werden.
Auch der hohe bürokratische Aufwand klassischer Projekte verursacht erhebliche Kosten. Abstimmungsprozesse machen oft einen bedeutenden Teil der Gesamtkosten aus. Agile Methoden reduzieren diesen Aufwand erheblich, indem sie eine direkte, interdisziplinäre Zusammenarbeit fördern. Dadurch können bis zu 20 Prozent dieser Kosten eingespart werden.
Hinzu kommt, dass durch eine höhere Akzeptanz der digitalen Lösungen die Schulungskosten deutlich gesenkt werden können. Wenn Verwaltungsmitarbeiter frühzeitig in die Entwicklung eingebunden werden, sind sie mit den Systemen bereits vertraut und benötigen weniger Schulungen. Studien zeigen, dass in agilen Digitalisierungsprojekten der Verwaltung bis zu 25 Prozent weniger Schulungskosten anfallen, da die Nutzer bereits in die Entstehung der Systeme eingebunden waren.
Fazit: Weniger Kosten, mehr Effizienz und langfristiger Erfolg
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung kann durch kooperative Zusammenarbeit nicht nur günstiger, sondern auch nachhaltiger gestaltet werden. Gemeinsame Verantwortung führt zu höherer Akzeptanz, was wiederum Schulungsaufwand, Widerstände und teure Nachbesserungen reduziert. Agile, interdisziplinäre Teams sorgen für effizientere Entscheidungen, transparentere Prozesse und eine langfristig erfolgreiche digitale Transformation.
Die Einsparungen durch agiles, kooperatives Projektmanagement können erheblich sein. Je nach Projektart und Ausgangslage sind Kostensenkungen zwischen 20 und 35 Prozent möglich. In großen Digitalisierungsprojekten der öffentlichen Verwaltung kann dies mehrere hundert Millionen Euro pro Jahr einsparen. Die größten Einsparungspotenziale liegen in der Vermeidung von Fehlentwicklungen, der Reduzierung von Bürokratie und der schnelleren Implementierung digitaler Lösungen.
Agile Digitalisierung kann die Verwaltung effizienter und nutzerfreundlicher machen – und gleichzeitig erheblich Geld sparen.
Kostenersparnis durch agiles, kooperatives Arbeiten in der Verwaltung:
✅ Schnellere Entscheidungen und weniger Verzögerungen senken Projektkosten
✅ Weniger Verwaltungsaufwand durch direkte Abstimmung und kürzere Entscheidungswege
✅ Höhere Akzeptanz reduziert Schulungskosten und Widerstände bei der Einführung
✅ Flexibilität durch iterative Entwicklung minimiert teure Fehlentscheidungen
✅ Nachhaltige digitale Lösungen verhindern kostspielige Neuentwicklungen
✅ Kontinuierliche Verbesserung spart langfristig Ressourcen
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